El 2024 comenzó con varias noticias que han llamado la atención de los colombianos. Una de ellas ha sido el cierre de varios establecimientos de comercio por parte de la DIAN, incluyendo supermercados tan conocidos como el Éxito u Olímpica.
Estos cierres generaron diversas reacciones y pronunciamientos de la ciudadanía, el comercio y el Gobierno, partiendo de dudas como: ¿Hay evasión de impuestos por parte de estos establecimientos comerciales? ¿Hay un ataque contra el comercio formal? ¿Cómo afecta esta problemática a los tenderos y pequeños comerciantes? ¿La factura electrónica es un aspecto negativo de la regulación colombiana?
Claramente, la noticia del cierre de grandes superficies no es un hecho menor, máxime cuando el director de la DIAN, el presidente de la República y el presidente de FENALCO – entre otros actores políticos y comerciales- se han pronunciado sobre estos hechos en particular.
Por ello, para entender mejor esta problemática, su origen, sus actores y su solución, a continuación se presentan cuatro claves para comprender, desde el principio, de qué se trata la factura electrónica, cuales son los debates actuales y que pueden hacer los comerciantes para evitar las sanciones de la DIAN.
¿Cómo nace todo?: Noción de la factura y la creación de la factura electrónica
La Ley 223 de 1995, le dio vida a la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta, al igual que el tiquete de máquina registradora y la boleta de ingreso a espectáculos públicos. En ese momento, la factura electrónica no era obligatoria por lo que su uso no superó el uno por ciento (1 %) en el sector empresarial. Posterior a eso, la factura electrónica ha tenido un desarrollo normativo extenso en Colombia. El Estatuto Tributario, en el artículo 616-1, definió la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta, y el artículo 772 Código de Comercio reconoció su existencia y su posibilidad de circulación. Tiempo después, el Decreto 1929 de 2007 precisó su alcance y la Resolución 14465 de 2007 estableció sus características técnicas.
La Ley 1231 de 2008 unificó los esfuerzos normativos de la factura electrónica como título valor electrónico soportado en los conceptos de la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico, firmas digitales y Entidades de Certificación Digital) a fin de darle validez jurídica a la factura electrónica.
Te recomendamos el artículo: ¿Cómo sé con quién estoy interactuando en línea?
Siete años después se expidió el Decreto 2242 de 2015, mediante el cual se determinó, por primera vez en Colombia, la obligatoriedad de la factura electrónica para todos los sectores de la economía, de manera gradual y en algunos casos voluntaria, se fijaron las herramientas tecnológicas (firma digital) para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica y se dio vida a los Proveedores Tecnológicos; personas naturales o jurídicas, autorizadas por la DIAN para prestar servicios de emisión, recepción, aceptación o rechazo y conservación de las facturas electrónicas.
Asimismo, en este decreto se precisan los requisitos técnicos de la factura electrónica, obligando a que la misma se genere en formato XML (incluyendo las respectivos notas crédito y débito), incluya una firma digital o electrónica y cuente con el Código Único de Factura Electrónica. También indica que todas las facturas electrónicas deben ser suministradas a la DIAN, máximo 48 horas después de su generación.
El Decreto 2242 de 2015 estableció la factura electrónica como un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten su expedición, recibo, rechazo y conservación, es decir que, a partir del Decreto 2242/15, la factura electrónica pasó de ser un documento equivalente a ser una factura de venta. Un año más tarde, el Decreto 1349 de 2016 reglamentó la circulación de la factura electrónica como título valor, dando los primeros pasos en el país hacia la implementación de los sistemas de negociación electrónica que permitirán el endoso y negociación de las facturas electrónicas.
La factura como título valor es la prueba de un negocio jurídico y puede ser cobrada judicial o extrajudicialmente, a semejanza de una letra o de un pagaré. Los comerciantes generalmente entregan esta factura a los clientes como prueba de que ya entregaron el bien o ejecutaron el servicio. Estas facturas se pagan de contado, pero también se pueden cancelar a treinta, sesenta, noventa días o el plazo que las partes dispongan para el efecto, de tal forma que si el cliente incumple con este pago, los comerciantes pueden ir ante un juez para exigir su cobro por la vía ejecutiva.
Esta factura, al igual que la letra de cambio, el pagaré o el cheque, pueden ser negociadas a través de un endoso o de una cesión. En este caso el comerciante endosa la factura a un tercero y dicho tercero puede cobrar la deuda directamente al cliente. Estas negociaciones han permitido que se cree el “factoring”, que es un contrato donde una empresa lleva las facturas que tiene a su favor, las traspasa a un tercero mediante el endoso y dicho tercero le entrega de inmediato una suma determinada de dinero, permitiendo a las empresas contar con flujo de caja para financiar su operación sin necesidad de esperar a que el cliente pague las respectivas facturas.
Por otro lado, en las últimas décadas, en Colombia, se venían emitiendo facturas por computador, facturas en talonario y documentos equivalentes, dentro de los cuales se encuentra la factura electrónica y el tiquete en punto de venta (P.O.S), así como las boletas de ingreso a espectáculos públicos, recibos de pago de matrícula y pensiones, recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, entre otros.
El sistema P.O.S. (point on sales) o punto de venta (restaurantes, supermercados, grandes superficies, tiendas, entre otras) genera documentos que no son una factura de venta sino un documento equivalente, el cual se encuentra regulado por la Resolución 000042 de 2020 y trae beneficios como la simplicidad de implementación, evita filas largas, permite el control de inventarios y garantiza la rapidez de expedición del documento. Se aclara que mientras la factura electrónica se emite en tiempo real para validación de la DIAN, los documentos P.O.S. se emiten de manera física.
Las empresas que emiten documentos P.O.S usualmente instalan estaciones de captura en sus máquinas registradoras que están conectados a un sistema centralizado, aunque actualmente la emisión y recepción de los documentos P.O.S. no están en línea con la DIAN. No obstante, de conformidad con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016, se instó a la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, a fin de que se implementen los documentos equivalentes en formato electrónico y que estén conectados en línea con la DIAN. En desarrollo de tal necesidad, se expide la Resolución 0165 del 01 de noviembre de 2023 a fin de que se implemente el “documento equivalente electrónico” y se precisen los términos y mecanismos tecnológicos de interoperabilidad, generación, numeración, transmisión, expedición y entrega de este documento electrónico, que a su vez esté integrado con los sistemas de inventarios, pago de impuestos y contabilidad de las empresas.
Ahora bien, a partir del Decreto 2242 de 2015, se dio inicio a la eliminación de la factura por computador y la factura en talonario, la primera de manera definitiva y la segunda, la del talonario, solo para aquellos casos en donde no se pueda emitir factura electrónica. Hoy el soporte por excelencia de una transacción comercial es la factura de venta electrónica, cuya implementación no solo es una recomendación de la OCDE sino una necesidad para tener mayor control fiscal y aumentar el recaudo evitando la evasión. Con la expedición de la Resolución 0165 de 2023, se da paso a los documentos electrónicos y a los documentos equivalentes electrónicos con lo cual se robustece el control fiscal en el país.
Para mayor claridad, aunque la tendencia sea la implementación y uso de la factura electrónica y dicho documento sea el idóneo para el cobro jurídico de las obligaciones, ello no significa que el recibo o documento P.O.S. carezca de importancia, dado que sirve para efectos tributarios (principalmente comprobación de gastos), así como para facilitar el ejercicio de los derechos del consumidor (en caso de que se quiera devolver un artículo por mal funcionamiento, por ejemplo). Estos recibos también indican qué impuestos se pagan en la transacción y dichos impuestos deberán ser declarados y pagados por los establecimientos de comercio.
Por último, debe aclararse que la factura electrónica no es una modalidad exclusiva de Colombia: según un estudio de la compañía SERES, el 63 % de los países del mundo ya ha implementado la factura electrónica. El 100 % de los países europeos y el 74 % de los países de América ya utilizan la factura electrónica, dentro de los cuales se encuentran Brasil, México, Chile, Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay y Guatemala.
