El Covid-19, nos ha dejado importantes lecciones, entre ellas, la conciencia del cuidado al medio ambiente. También, ha saltado a la vista que las instituciones no están preparadas para prestar sus servicios de manera digital y con un soporte documental digital, lo que impone grandes retos en el corto plazo para las entidades públicas y privadas, así como a las empresas pequeñas, medianas y grandes que deben reinventarse en el uso de las nuevas tecnologías. Por ejemplo, firmar todo tipo de documentos con pleno valor jurídico y probatorio desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo es ya una necesidad que no da espera. Sin embargo, esta es una herramienta que tiene importantes retos y responsabilidades que no pueden obviarse.

¿Qué tipo de documentos puedo firmar electrónicamente?

Algunos ejemplos son:

  • Contratos laborales, de prestación de servicios, de proveeduría, de obra, de arrendamiento, alquiler, mandatos.
  • Actos administrativos de carácter general y particular.
  • Memorandos internos y externos.
  • Actas de juntas directivas, asambleas, audiencias en general.
  • Formularios de todo tipo.
  • Informes a entes de control.
  • Providencias judiciales; sentencias, autos y órdenes.
  • Poderes generales y especiales.
  • Actos notariales.
  • Resoluciones, decretos, circulares.
  • Proyectos de ley, de acuerdo y de ordenanza.
  • Leyes, acuerdos y ordenanzas.
  • Títulos valores: facturas, pagarés, letras, etc.
  • Videos y fotografías en formato original.

En el mercado existen aplicaciones móviles y de escritorio como Dike GoSign que puede descargar en su smartphone, tableta o computador, y que le permite firmar en minutos cualquier documento con firma digital o electrónica. Este servicio, de firmar con firma digital o con firma electrónica certificada, debe contar con el respaldo de una entidad de certificación digital acreditada por ONAC.

Camerfirma Colombia ofrece en el mercado nacional aplicaciones de última generación para firmar digitalmente desde cualquier dispositivo. Sectores como gobierno, telecomunicaciones, financiero, servicios públicos, órganos de control y muchos otros ya utilizan esta herramienta.

Las entidades nacionales necesitan evolucionar frente al envío y notificación de documentos y actos. Actualmente todos los actos administrativos, casi en su totalidad, se notifican en físico. Mientras tanto, en Europa y varios países de Sur América, las notificaciones se hacen electrónicamente haciendo uso del correo electrónico certificado y de sus Sedes Electrónicas. Debemos reconocer que últimamente el sector público ha avanzado hacia estos mecanismos, pero aún nos falta camino por recorrer.

¿Qué debo tener en cuenta para firmar documentos electrónicos?

  1. Existe una Guía de Documento Electrónico y Expediente Electrónico del Ministerio TIC que dicta las pautas sobre la seguridad en el uso de documentos electrónicos. https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-61594_recurso_pdf.pdf
  2. El mecanismo de firma electrónica debe garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y conservación segura del documento.
  3. El mecanismo de firma digital es el mecanismo idóneo para garantizar la autenticidad e integridad del documento electrónico. Para documentos de menor valor como un memorando interno, se recomienda el uso de firmas electrónicas.
  4. La firma digital garantiza la autenticidad e integridad del documento. Mientras que la firma electrónica garantiza -en tanto se pruebe- la autenticidad del documento, pero no su integridad.
  5. Hacer uso de sellos de tiempo emitidos por terceros de confianza para garantizar los períodos de conservación de los documentos en formato electrónico.
  6. Garantizar la detección de cualquier tipo de alteración o modificación al documento.
  7. El formato del documento debe permitir su conservación a lo largo del tiempo.
  8. La firma digital tiene que ser emitida por una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación -ONAC-.
  9. Debe haber un riguroso proceso de validación de identidad para la emisión del certificado de firma digital.
  10. La herramienta que se implemente debe permitir firmar, fácilmente, desde cualquier dispositivo, computador, tablet y/o smart phone, todo tipo de documentos electrónicos.
  11. La firma digital o electrónica no debe estar contenida en soporte físico token USB, sino debe tratarse de un token digital, que se use a través de un servicio multicanal y multi dispositivo, en computadores portátiles y de escritorio, tablets y celulares.

Firmar documentos de manera digital desde cualquier sitio y en cualquier dispositivo es indispensable en el mundo de hoy y con mayor premura en situaciones como la que vivimos. Debemos ser más preventivos que reactivos y así evitar que estas crisis paralicen la economía, las empresas, la administración pública y la administración de justicia.

Para más información puede consultar www.camerfirma.co

Por: Héctor José García Santiago. Presidente Ejecutivo Camerfirma Colombia. www.camerfirma.co