En el marco de la modernización y transformación digital que desde hace unos años se ha promovido por parte del Gobierno Nacional, varias entidades han empezado a implementar estrategias de digitalización y automatización, que no solamente permiten reducir el consumo de papel, sino que también han posibilitado una mayor eficiencia en la ejecución de sus procesos y procedimientos.
Esta modernización se aceleró a partir de la pandemia, donde era imprescindible que se implementaran medios electrónicos para ejecutar trámites debido a las limitaciones y restricciones existentes de manera presencial, las cuales, las entidades quedaron expuestas y revelaron que no estaban preparadas para la digitalización.
Incluso hoy en día, en época de pospandemia, es común ver entidades firmando documentos en formato papel, una práctica que ya podria considerarse en extinción, en medio de la Cuarta Revolución Industrial. La Cuarta Revolución Industrial, o industria 4.0, es el resultado de la combinación de tecnologías para hacer la vida más fácil. Klaus Shwab fundador del Foro Económico Mundial, definió esa revolución como la interacción de sistemas de fabricación virtuales y físicos que cooperan entre si, creando sistemas inteligentes y conectados, pasando por energías renovables, nanotecnología y computación cuántica.
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La incorporación tecnológica necesaria para que las entidades públicas sean más eficientes encuentra sustento normativo en un cúmulo de normas que se han expedido desde hace más de veinte años. Dentro de las más recientes se destaca la Ley 1955 de 2019 en su artículo 147, que señala principios de transformación digital; el Decreto 620 de 2020 sobre Servicios Ciudadanos Digitales; el Decreto 767 de 2022 que establece la nueva Política de Gobierno Digital y el Decreto 088 de 2022, el cual señala los lineamientos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites.
Es necesario que se establezcan mecanismos como las videoconferencias y el on-boarding digital, esto es, la validación de identidad con biometría facial y prueba de vida, de manera desatendida o atendida, siendo la primera, de manera automática ante el sistema de información, donde el sistema de forma aleatoria le pide a la persona hacer movimientos para verificar que no se trata de un video o una imagen, es decir que se trata de una persona viva y que la misma está presente ante la cámara, y en la segunda, la atendida, la validación de identidad se hace a través de una plataforma igualmente de on boarding digital, con un factor de autenticación adicional, que en este caso sería la presencia del funcionario de la notaría o del notario, quienes podrán tener una amplia conversación con la persona y concretar la actuación notarial a través de las
mencionadas tecnologías, las cuales deberán estar integradas a su sede electrónica.
En los dos casos, -modalidad atendida o desatendida-, se deberá cotejar la imagen (rostro) de la persona y/o la imagen del documento de identidad exhibido por el ciudadano ante una base de datos privada y/o preferiblemente pública y segura como lo son las bases de datos biométricas de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
