Para comprender esta norma, es pertinente hacer la diferenciación entre la automatización y la digitalización de trámites: la primera se refiere a que los pasos requeridos para realizar un trámite, ya no serán ejecutados por seres humanos, sino que serán realizados de forma automática por una máquina; la segunda se refiere a incluir medios digitales para el desarrollo de tareas que realizan los seres humanos.
Esta regulación, promueve la modernización y la transformación digital en el Estado, así como una mayor eficacia y eficiencia en los procesos y procedimientos de las entidades.
Respecto a las entidades territoriales se espera que la digitalización se complete en el año 2034 y la automatización en el año 2037. Tras la planeación, MINTIC brinda plazos diferenciales de acuerdo al tipo de entidad. En líneas generales, para autoridades del orden nacional, el bloque de trámites de prioridad mayor deberán estar digitalizados en el año 2023; los de prioridad intermedia en el año 2024 y el primer trimestre del año 2025 y los de prioridad menor en los años 2025 y 2026; las entidades del orden nacional tendrán un mayor plazo cuando se trata de automatizar trámites, pues se prevé que solo hasta el 2029 todas las entidades tengan sus trámites automatizados.
Se debe tener en cuenta el plazo otorgado: Las entidades tienen hasta el 31 de enero de 2022 para realizar las actividades de planeación, luego empezarán las labores de digitalización a través de tres bloques de trámites, que en su conjunto reunirán el 100% de los trámites de la entidad y que se agruparán de acuerdo con su nivel de prioridad (prioridad mayor, intermedia o menor).
Hemos visto diferentes iniciativas y plazos que no se han cumplido lo que afecta, entre otros, los principios de economía y eficiencia de los actos de la administración pública. Esperemos que estos nuevos plazos para digitalizar y automatizar los trámites en el estado colombiano, se cumplan.
Si en efecto estas barreras persisten, las entidades deben implementar un Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivos -SGDEA- (obligación que ya existía desde la extinta estrategia de Gobierno en Línea), el cual deberá garantizar que los documentos electrónicos almacenados cumplan los parámetros legales que garanticen su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Sin duda este es un aspecto crítico de la iniciativa, dado que involucra un gran riesgo de carácter jurídico: utilizar sistemas inadecuados puede implicar que todos los trámites realizados no generen efectos jurídicos o que, aun de generarlos, las entidades deban realizar un gran esfuerzo probatorio, dado que se puede alegar que el documento electrónico fue alterado, que la persona que aparece como firmante realmente no suscribió el documento o que el documento simplemente ya no se encuentra en los sistemas de información de la entidad.
Para mitigar estos riesgos es imprescindible que las entidades realicen por lo menos dos actividades: 1) un adecuado estudio de los trámites para detectar riesgos de carácter legal y 2) la incorporación de tecnologías que garanticen la validez de los documentos electrónicos, para evitar suplantaciones de identidad, falsificaciones o pérdida de información.
De esta forma, tecnologías como la firma digital se convierten en el mejor aliado de las entidades para garantizar la validez de los documentos electrónicos: Las Entidades de Certificación Digital acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia garantizan con las firmas digitales la identidad de los firmantes y la integridad del documento, dado que los documentos suscritos con este tipo de firmas no pueden ser modificados posteriormente.
La firma digital, en conjunto con el estampado cronológico, -el cual garantiza la fecha y hora exacta de una actuación-, son tecnologías que también deben utilizarse para la conformación de expedientes electrónicos.
En caso de cumplir con los objetivos previstos, a partir del año 2023 los ciudadanos podrán empezar a notar un mayor número de trámites digitalizados y automatizados y, con ello, una mayor velocidad de las entidades para responder a las solicitudes.
Siguiendo estas pautas y con una adecuada ejecución de la estrategia, los colombianos podrán interactuar con un Estado moderno y eficiente, apoyado en las tecnologías de la información y las comunicaciones, sin desconocer la brecha digital del país y con el máximo respeto y protección por los datos personales de las personas.
