Desde hace muchos años, de manera cotidiana, tanto en el ámbito laboral como personal y comercial, se ha utilizado el correo electrónico para que las personas puedan establecer comunicaciones, compartir documentos e incluso realizar contratos.
Se estima que actualmente se envían más de 340 mil millones de correos electrónicos al año, lo cual lo convierte en uno de los medios de comunicación asincrónicos más utilizados en el mundo, además de ser útil para guardar la trazabilidad de las comunicaciones o negociaciones que se realicen con terceros.
La popularidad y facilidad ha generado que se habilite el correo electrónico para efectuar notificaciones judiciales; no obstante, para poder utilizarla en entornos procesales es necesario tener en cuenta varios parámetros, los cuales se explican a continuación a partir de la legislación vigente.
Otro problema: los fraudes en línea
A lo anterior se suman los inconvenientes de seguridad y ciberseguridad del correo electrónico: Muchas de las estafas y las prácticas de phishing se han enfocado en enviar correos fraudulentos a las personas indicando que tienen un proceso judicial en su contra. Este tipo de mensajes vienen acompañados de una amenaza para inducir a la gente a caer en la trampa, tales como “sus bienes serán embargados”, “la fiscalía emitirá orden de captura en su contra”, “lo van a despedir si el proceso continúa” u otros mensajes de similares características.
Los delincuentes envían un archivo adjunto o un enlace para que la persona supuestamente pueda acceder a la providencia que se le está notificando, pero realmente en ese momento es donde se comete el crimen, bien sea a través de la captura ilegal de datos, la instalación de virus o el secuestro de información que se tenga en el dispositivo.
El problema de estos mensajes es que cada vez son más sofisticados, pues incluyen los logos de la autoridad judicial, nombres reales de jueces o de juzgados, entre otros, de tal forma que a las personas les queda difícil saber qué comunicación es legítima y cual no.
Sin duda este es un grave inconveniente, pues las personas pueden optar por no abrir ningún mensaje de correo electrónico de índole judicial, con la finalidad de evitar ser víctima de cualquier estafa. Esta práctica conducirá a que los mensajes legítimos no sean leídos e incluso sean eliminados.
De acuerdo con esta situación, lo aconsejable es que las personas, en caso de recibir una notificación de carácter judicial, revisen la legitimidad de la misma, el correo del remitente y busquen el proceso en la página oficial de la rama judicial, para poder indagar si la misma es legítima o no. No se aconseja solamente omitir este tipo de correos, porque pueden ser notificaciones legítimas y con base en las mismas empezarán a correr términos procesales.
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Para concluir: ¿Cómo realizar las notificaciones por correo electrónico y no fallar en el intento?
A partir de todo lo expuesto se pueden aplicar las siguientes recomendaciones para enviar notificaciones por correo electrónico:
- Certeza de la dirección del demandado: Al igual que en el ámbito físico, en el entorno electrónico se debe tener certeza de la dirección electrónica del demandado. Se recuerda que esta información se le proporciona al juzgado bajo gravedad de juramento y, además de ello, en virtud de la buena fe y la lealtad procesal, no puede haber errores al señalar el correo electrónico del demandado. Consultar diversas fuentes tanto públicas como privadas, verificar la antigüedad de dichas fuentes, enviar la notificación a varios correos electrónicos (en caso de que se cuente con varios) y guardar los canales donde se encontró dicha información, son pautas útiles para asegurar que la notificación tenga el destino correcto.
- Completitud: Brindar la información correcta, adjuntar las providencias y anexos a notificar, señalar con claridad que se está notificando y, en general, brindarle al demandado todos los datos requeridos para notificarse.
- Uso del correo electrónico certificado: Debido a las funcionalidades del correo electrónico certificado, se recomienda su uso para brindarle al juzgado de conocimiento una prueba idónea de la notificación y, más exactamente, de que el mensaje fue enviado y fue recibido exitosamente a la dirección de correo electrónico señalada junto con la demanda.
